Vedtægter

Foreningens vedtægter som vedtaget på generalforsamlingen 4. februar 2024

Vedtægter for TRC – Taastrup Rollespilsklub

CVR# 29593485

§1 Navn og formål
1.1 Foreningens navn er TRC - TAASTRUP ROLLESPILSKLUB, forkortet TRC.
1.2 Foreningen er hjemmehørende i Høje-Taastrup Kommune
1.3 Foreningens formål er, med udgangspunkt i rollespil, tabletopspil og lignende aktiviteter, at danne rammen om socialt samvær for alle spilinteresserede og andre fantasifulde sjæle.

§2 Medlemskab og kontingent
2.1 Foreningens medlemskab kan erhverves af alle, som vil følge foreningens regler, og som er interesseret i aktiviteter der falder inden for foreningens formål. Derudover skal man være fyldt 15 år og oplyse de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at foreningen kan blive godkendt som folkeoplysende forening i Høje-Taastrup Kommune.⁽¹⁾
2.2 Medlemsperiode løber fra 1. januar til 31. december. Medlemskab af foreningen varer fra betingelser for medlemskab er opnået frem til 31. december i det pågældende år.
2.3 Kontingent opkræves helårligt, fastsættes af bestyrelsen og meddeles senest 1. november for det følgende år.
2.4 Medlemmer der kommer til i løbet af året betaler et af bestyrelsen fastsat beløb.
2.5 Gæster kan opkræves betaling jf. bestyrelsens bestemmelser.
2.6 Bestyrelsen kan bortvise et medlem fra klubbens lokaler hvis ordensreglement i gentagne tilfælde ikke følges. Der skal være givet en skriftlig advarsel inden bortvisning. En bortvisning inkluderer omgående inddragelse af nøgle til klubbens lokale og skal kommunikeres til klubbens medlemmer. Bortvisningen er tidsbegrænset til maksimum 3 måneder eller næste GF. Hvis et medlem er bortvist længere end 3 måneder i løbet af et år, henvises til eksklusions paragraf 2.7. En bortvisning skal altid behandles ved førstkommende Generalforsamling. 
2.7 Generalforsamlingen kan ekskludere et medlem, hvis den vurderer at medlemmet modvirker foreningens virke.
2.8 Et ekskluderet medlem kan søge om at blive medlem igen, hvorefter der vil blive taget stilling på ny ved næste generalforsamling.

§3 Generalforsamlingen ⁽²⁾
3.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
3.2 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar eller februar. ⁽³⁾
3.3 Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske med 28 dages varsel. Som minimum ved opslag på hjemmesiden, (sociale) medieplatforme og i foreningens lokaler.
3.4 Stemmeberettiget til generalforsamlingen er alle medlemmer, der opfylder kravene til medlemskab af foreningen senest dagen inden generalforsamlingen.
3.5 Alle beslutninger vedtages ved simpelt relativt flertal med mindre andet er anført i vedtægterne.
3.6 Afstemninger foregår ved håndsoprækning eller ved skriftlig afstemning på forlangende af et eller flere medlemmer.
3.7 Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset fremmødtes antal.
3.8 Et medlem kan ved fuldmagt afgive sin stemme til et andet medlem. Hvert medlem kan max. have en fuldmagt.
3.9 Indkomne forslag skal være formanden i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen.
3.10 Dagsordenen skal senest 7 dage inden generalforsamlingen offentliggøres for medlemmerne og skal som minimum indeholde:
a. Valg af dirigent og referent samt gennemgang og godkendelse af dagsordenen. Dirigenten bliver bekendt med de fuldmagter der vil komme i brug under generalforsamlingen.
b. Godkendelse af indkaldelse
c. Bestyrelsens beretning
d. Fremlæggelse af regnskab og budget til godkendelse
e. Indkomne forslag
f. Valg af formand (lige år)
g. Valg af kasserer (ulige år)
h. Valg af 1-3 bestyrelsesmedlemmer og 0-2 suppleanter ⁽⁴⁾
i. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant
j. Eventuelt

§4 Ekstraordinær generalforsamling
4.1 En ekstraordinær generalforsamling indkaldes og gennemføres ligesom den ordinære, dog med ændringer jf. 4.2 til 4.5
4.2 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen
4.3 1/3 af medlemmerne kan forlange at bestyrelsen indkalder en ekstraordinær generalforsamling.
4.4 Den ekstraordinære generalforsamling skal finde sted indenfor 30 dage efter beslutning eller medlemmernes ønske er fremlagt bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 16 dages varsel.
4.5 Dagsordenen skal offentliggøres sammen med indkaldelsen og skal indeholde:
a. Valg af dirigent og referent samt gennemgang og godkendelse af dagsordenen. Dirigenten bliver bekendt med de fuldmagter der vil komme i brug under den ekstraordinære generalforsamling.
b. Godkendelse af indkaldelse
c. Indkomne forslag.

§5 Bestyrelsens ansvar
5.1 Bestyrelsen består af Formanden, kassereren og 1-3 bestyrelsesmedlemmer.
5.2 Bestyrelsen vælger selv en næstformand.
5.3 Bestyrelsen har ansvaret for den daglige drift af foreningen, herunder udarbejdelse af budget, samt foreningens forskellige regler og politikker.
5.4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig såfremt mødet er indkaldt med rimelig varsel og 60% af denne er til stede.
5.5 Formanden og kassereren har tilsammen, med udgangspunkt i det af generalforsamlingen vedtagne budget, tegningsret for foreningen.
5.6 Referat af bestyrelsesmøder skal offentliggøres senest 21 dage efter mødets afholdelse.
5.7 Referat af bestyrelsesmøder skal indeholde information omkring stemmefordeling ved afstemninger.

§6 Vedtægtsændringer
6.1 Ændringer af foreningens vedtægter kan kun ske jf.§3 Generalforsamlingen, dog med 2/3 almindeligt flertal.
6.2 Ændring af 6.2 kan kun ske, hvis 80% af samtlige af foreningens medlemmer ved en urafstemning stemmer for. Nedlæggelse af foreningen kan kun ske, hvis 80% af samtlige af foreningens medlemmer ved en urafstemning har vedtaget nedlæggelse af foreningen.
6.3 Ved nedlæggelse overdrages foreningens materialer og penge, til almennyttige formål.

⁽¹⁾ Foreningen indhenter derfor i overensstemmelse med sin privatlivspolitik personoplysninger i form af navn, fødselsdato og postnummer.
⁽²⁾ Generalforsamling opfordres til at starte kl 11:00.
⁽³⁾ Generalforsamlingen opfordres til afholdelse første søndag i Februar.
⁽⁴⁾ Kandidater som ønsker at stille op til bestyrelsen, opfordres til at indsende deres kandidatur så dette offentliggøres 4 dage før generalforsamlingen.